Siempre ha existido una eterna discusión sobre las ventajas e inconvenientes del software estándar y del software a medida. La balanza se inclina siempre a favor de la solución que el comercial de turno considere más provechosa en su cuenta personal de resultados. En Binalia, como consultores independientes, no tenemos especial inclinación por ningún software en particular, sea estándar o a medida. Consideramos que existen procesos de negocio que, por su tradición o consolidación en el mercado, pueden ser controlados perfectamente con software estándar. Para el resto de situaciones, hemos de evaluar diferentes posibilidades, incluyendo los desarrollos a medida.

Tipos de desarrollo de software

Hoy en día la oferta de software es inacabable y muy compleja. En principio, la experiencia no ha demostrado que haya opciones mejores ni peores.

Siempre que pensemos en implantar software de gestión empresarial hemos de preguntarnos si existe algo en el mercado que ya encaja con nuestro negocio o si, por el contrario, nos interesa desarrollar nuestro sistema de gestión desde cero.

A continuación describimos, a grandes rasgos, los diferentes tipos de implantación de software en nuestro negocio. Nuestra pretensión es, sencillamente, aclarar dudas y establecer ciertos criterios a la hora de tomar esta decisión, concediéndole la importancia que se merece. Los tres tipos de implantación serían los siguientes:

1. Implantación de software estándar.
2. Implantación de una aplicación personalizable.
3. Implantación de software desarrollado a medida.

Software estándar

Se trata de desarrollos empaquetados y vendidos como producto. Al adquirir este tipo de software lo estamos aceptando «tal y como es», sin posibilidad de modificar su funcionalidad más allá de lo que el propio software permita.

Suele tratarse de software con versiones «ligeras», de menor coste o de demostración, y versiones más profesionales, donde se obliga a un pago por su adquisición o uso.

Este tipo de software estándar es recomendable en aquellos procesos del negocio que están sujetos a unos estándares de trabajo prácticamente invariables.

Procesos tradicionales como la contabilidad o la facturación son claros ejemplos de este tipo de implantaciones. Si nuestro negocio puede adaptarse a este tipo de software, es más que recomendable que los utilicemos, incluso tratándose de una versión de pago, hablamos de un producto acabado.

La principal ventaja es aquella que caracteriza a un producto acabado. Suele ser un software sólido y con herramientas que favorecen la interconexión con otro tipo de sistemas. Además, suelen haber superado altos controles de calidad e incluso poseerán una línea de soporte al usuario.

Una posible desventaja es que las versiones profesionales suelen estar sujetas a una cuota periódica para asegurar las actualizaciones de seguridad, las mejoras en el funcionamiento e incluso el soporte.

Aplicación personalizable

En este caso hablamos de una solución «híbrida» entre el software estándar y el desarrollo a medida. Se trata de sistemas con un núcleo de aplicación desarrollado como un estándar y sobre el cual se puede aplicar una personalización que lo adecua al cliente. Las implantaciones las suelen llevar a cabo expertos cualificados (homologados) ya que se requieren conocimientos específicos para implantar y desarrollar las personalizaciones que lo adapten a nuestro negocio.

Este tipo de software tuvo una gran expansión hace más de una década con la incursión de los famosos sistemas de gestión de recursos empresariales o ERPs (del inglés Enterprise Resource Planner). La implantación de este tipo de software posee cierta complejidad ya que el implantador ha de desplegar primero la instalación general o núcleo. Posteriormente, sobre la instalación de la solución general, se lleva a cabo una personalización que suele consistir en uno o varios desarrollos específicos para ajustar el funcionamiento a los procesos de negocio del cliente. Se produce, por consiguiente, un desarrollo de software personalizado que es, al fin y al cabo, un desarrollo propio y, como tal, está sujeto a que el implantador sea, a la vez, un buen analista y desarrollador.

Este tipo de software es recomendable cuando la empresa posee un gran volumen de negocio, el factor económico no es un problema y sus procesos de negocio encajan en gran medida dentro del núcleo general de la aplicación, evitando así las personalizaciones.

Entre los ejemplos más conocidos de este tipo de implantaciones estarían marcas como Navision y Axapta (ambos hoy unidos bajo Microsoft Dynamics) o el archiconocido SAP (y su versión más asequible llamada SAP Bussiness One).

La principal ventaja es que seguimos hablando, en cierto modo, de un producto, y como tal dispone de una marca que garantiza su implantación, un control de calidad y un soporte.

La mayor desventaja deriva de su gran tamaño, ya que sólo la implantación del núcleo puede suponer una inversión considerable. El motivo de dicho tamaño reside en que el núcleo de este tipo de sistemas es enorme, debido a que cubre todas las funcionalidades posibles en un negocio y suele abarcar todo tipo de negocios. Ello conlleva a requerimientos en hardware relativamente grandes por lo que la inversión, sólo en el arranque, ya puede ser considerable. A este inconveniente hemos de añadir que el desarrollo personalizado siempre estará sujeto al software de base que lo soporta, por lo que finalmente seguimos estando ligados a la marca y, en cierto modo, a la empresa que ejecuta la implantación.

Desarrollos a medida

En los inicios, los programas de gestión empresarial, comenzaron con este tipo de desarrollos. Los antiguos programadores desarrollaban una aplicación de gestión específica para cada uno de sus clientes. Hoy en día, las tecnologías de base y las técnicas han mejorado considerablemente, reduciendo en gran medida los tiempos de desarrollo y, por consiguiente, sus costes. Además, los actuales analistas está muy cualificados, con titulación superior y gran experiencia en este tipo de desarrollos conociendo, no sólo aspectos técnicos, sino también aspectos empresariales que hacen de este tipo de aplicaciones una opción tan válida como cualquier otra.

Dentro de este tipo de software a medida englobamos aquél que hemos desarrollado desde dentro de la empresa, bien contratando en plantilla a un analista-programador, bien encargándolo a una empresa externa. En todos los casos, siempre, sobre una tecnología estándar básica.

La principal característica de este tipo de desarrollos es que la tecnología empleada como base es conocida por los programadores y no está sujeta a marcas sino a técnicas o modelos de desarrollo. En estos casos suele hablarse de lenguajes de programación o plataformas de desarrollo, donde una amplia oferta de empresas o programadores independientes ofrecen sus servicios de desarrollo a medida.

Este tipo de implantación suele resultar tediosa para el cliente puesto que trabaja codo con codo con el desarrollador. El grupo de trabajo analiza procesos de negocio y desarrolla la aplicación que gestiona dichos procesos tal y como el cliente necesita.

Este tipo de desarrollos a medida es necesario cuando la oferta del mercado no encaja con nuestro negocio, cuando queremos un control absoluto de nuestros procesos o cuando la inversión es tan elevada que un desarrollo a medida compensa la adquisición de software de mercado.

Aunque parezca una labor de simple «traducción» de «lo que el cliente quiere» a un lenguaje que una máquina «pueda entender», realmente se trata de un proyecto apasionante donde se lleva a cabo un completo análisis del negocio. Es el propio cliente, en colaboración con los desarrolladores quienes conforman el equipo de trabajo. Este equipo efectúa un análisis exhaustivo del negocio llegando a detectar fallos o inconsistencias en procesos anteriormente considerados como válidos. El resultado suele ser, no solo una aplicación de gestión completamente integrada en el negocio, sino una depuración y mejora en los procesos así como una optimización de los recursos empresariales. Lo que en informática se conoce como reingenieria.

Conclusiones

Tras haber estudiado las tres posibilidades de implantación la pregunta no parece tener una respuesta clara. Entonces, ¿con cual nos quedamos?

La respuesta no es sencilla pero, si tenemos en cuenta las ventajas e inconvenientes de cada modelo, lo normal es llevar a cabo una implantación acorde a diversos factores como pueden ser los siguientes:

1. Inversión necesaria
2. Tiempo de implantación
3. Complejidad de los procesos a gestionar
4. Importancia estratégica de los procesos implantados

Una evaluación previa puede, al menos, eliminar ciertas dudas y prever errores en aspectos más que decisivos para la futura viabilidad del modelo de negocio.

Siempre hemos de tener en cuenta que el primer paso es la reflexión sobre aquello que queremos afrontar.

Vamos a invertir capital y tiempo en mejorar nuestra empresa. Hemos de buscar asesoramiento imparcial, evaluar diferentes proveedores y servicios, así como conocer las ventajas e inconvenientes de cada solución propuesta. Éste sería el modo correcto de iniciar la implantación de un software de gestión en nuestro negocio.